Et ERP-system samler din virksomheds centrale processer, typisk økonomi, lager, indkøb og ordredata, i ét fælles system, så alle arbejder ud fra de samme data i stedet for manuelle løsninger. I e-commerce fungerer ERP som det backstage-system bag webshoppen, hvor virkeligheden omkring produkter, lagertal og ordrer styres. Her får du en enkel forklaring på, hvad et ERP-system er, hvad det bruges til, og hvornår det bliver relevant for en voksende forretning.

Hvad er et ERP system og hvordan vælger du det rigtige?

Et ERP system lyder for mange som noget, der kun lever i regneark og mødelokaler. I praksis er det et stykke software, som samler og koordinerer de vigtigste forretningsprocesser, så din drift bygger på et fælles datagrundlag. Når ERP er sat rigtigt op, slipper du for unødvendige workarounds, og du undgår, at viden og data ender i siloer.

ERP system betydning og definition

ERP står for Enterprise Resource Planning. Kort fortalt er et ERP system et system, der hjælper virksomheden med at styre ressourcer og processer på tværs af afdelinger. I stedet for at økonomi, lager og drift arbejder ud fra hvert deres datagrundlag, samler ERP de centrale data, så beslutninger og daglige processer tager udgangspunkt i den samme sandhed.

Hvad et ERP system typisk omfatter

Indholdet varierer fra løsning til løsning, men de fleste ERP-platforme er bygget op i moduler. Det gør det muligt at starte med det vigtigste og udvide i takt med, at behov og kompleksitet vokser.

  • Finans og bogføring
  • Lagerstyring og varebevægelser
  • Indkøb og leverandørstyring
  • Ordrehåndtering og stamdata

Det vigtigste før du vælger platform, er derfor at afklare, hvilke processer der skal standardiseres, og hvilke data der skal være fælles på tværs af organisationen. Ellers risikerer man at købe enten for meget eller for lidt funktionalitet.

Hvad bruges et ERP system til i e-commerce?

I e-commerce bliver ERP ofte systemet, der holder styr på virkeligheden bag din Shopify webshop. Webshoppen er kundens oplevelse. ERP understøtter driften, så produkter, lager og ordrer hænger sammen, også når du udvider sortiment, markeder og arbejdsgange.

Når man skalerer, er det sjældent nok at løse problemer med manuelle rettelser og midlertidige processer. Her giver det mening at se ERP som en del af en større digital transformation, hvor systemer og processer spiller sammen. Hvis du vil læse mere om den tilgang, kan du dykke ned i Mercives arbejde med digital transformation.

ERP integration til Shopify webshop

Et ERP system skaber mest værdi, når det spiller sammen med resten af dit setup. For e-commerce betyder det ofte en integration mellem ERP og Shopify, så data flyder korrekt, og så hver afdeling arbejder i de systemer, der passer til deres opgaver, uden at data bliver uens.

Typiske dataflows mellem ERP og Shopify

Når man bygger en robust integration, ser man typisk nogle gennemgående dataflows. De lyder simple, men er ofte afgørende for, om løsningen bliver stabil og nem at drive.

  • Produkter og stamdata synkroniseres struktureret, så kataloget er ens på tværs af kanaler
  • Lagerdata opdateres konsekvent, så tilgængelighed i webshoppen matcher virkeligheden
  • Ordrer sendes til ERP til videre behandling, levering, fakturering og bogføring

Hvis du vil se, hvordan integrationsopgaver typisk gribes an i praksis, er Mercives arbejde med custom applikationer et relevant sted at starte.

Fordele ved et ERP system for voksende virksomheder

ERP er et værktøj, ikke en magisk løsning. Gevinsterne kommer, når du bruger systemet til at reducere friktion i hverdagen, skabe bedre kontrol over data og gøre driften mere forudsigelig. For mange teams mærkes effekten især, når vækst betyder flere ordrer, flere produkter og flere afhængigheder.

Typiske gevinster

Her er nogle af de mest almindelige gevinster, som virksomheder oplever, når ERP og integrationer er gennemtænkt fra start:

  • Mindre dobbeltarbejde, fordi data ikke skal vedligeholdes flere steder
  • Bedre overblik, fordi rapportering bygger på den samme datakilde
  • Mere robust drift, fordi processer kan standardiseres, dokumenteres og følges

Når datagrundlaget er stabilt, bliver det også lettere at arbejde med løbende forbedringer i e-commerce. Det gælder for eksempel Shopify konverteringsoptimering, hvor man arbejder kontinuerligt med test og forbedringer frem for et engangsprojekt. Du kan læse mere om disciplinen inden for conversion rate optimization.

Hvornår har man brug for et ERP system?

Du har typisk brug for et ERP system, når kompleksiteten begynder at koste, både i tid, fejl og usikkerhed. Hvis ordrehåndtering, lagerstyring og økonomi kræver mange manuelle trin, eller hvis vækstplaner presser dit nuværende setup, er det et tydeligt signal om, at et mere sammenhængende systemlandskab kan betale sig.

Typiske situationer hvor ERP bliver relevant

Behovet opstår ofte i forbindelse med konkrete ændringer i forretningen. Hvis du kan genkende flere af punkterne her, er det værd at undersøge, om ERP bør være en del af din arkitektur:

  • Internationalisering med flere valutaer, markeder og lokale processer
  • Flere lagerlokationer eller 3PL, hvor lagerstatus skal være præcis og opdateret
  • Større produktkatalog og mere komplekse produktdata, varianter og priser
  • Et voksende team hvor flere afdelinger skal kunne stole på de samme data

Hvis du står i den fase, giver det mening at tænke ERP sammen med din Shopify webshop og dine integrationer. Du kan også orientere dig i Mercives fokus på Shopify via Shopify partners, hvis du vil have en e-commerce vinkel på arkitektur og skalering.

Har du spørgsmål til ERP, integration til Shopify eller hvordan det kan passe ind i din digitale arkitektur, så kan du kontakte Mercive på contact@mercive.com eller ringe på +45 61 60 29 83.